Bevor Sie mit einem Kosmetik-Lohnhersteller unterschreiben, stellen Sie ihm 12 präzise Fragen: Zertifizierungen, Kontrolle und Freigabe der Chargen, Tests, regulatorische Rolle, Kapazität, Bestellprognosen, Preisanpassung, Verpackungen, Eigentum an der Rezeptur, Vertraulichkeit, Umgang mit Abweichungen und Ausstiegsbedingungen. Jede Antwort muss anschließend schwarz auf weiß im Herstellungsvertrag stehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Kosmetik-Lohnhersteller stellt Ihr Produkt her, oft auf Basis Ihrer Rezeptur: Der Vertrag muss regeln, wem was gehört.
- Die Konformität wird anhand von Unterlagen geprüft: gültiges ISO-22716-Zertifikat, abgedeckter Geltungsbereich, Verfahren zur Chargenfreigabe.
- In einem Jahresvertrag über Mengen machen drei Klauseln den Unterschied: rollierende Prognosen, geregelte Anpassung der Rohstoffpreise und der Verbleib des Verpackungsbestands.
- Verantwortliche Person, PIF und CPNP-Notifizierung müssen namentlich zugeordnet werden, nie „später klären“.
- Regeln Sie schon bei der Unterschrift den Vertragsausstieg: Übergabe der technischen Dokumentation, der Werkzeuge und der Bestände.
Was ist ein Kosmetik-Lohnhersteller und wann ist er die bessere Wahl als White Label?
Ein Kosmetik-Lohnhersteller produziert und füllt Kosmetika im Auftrag einer Marke ab, nach einem Lastenheft und oft nach einer Rezeptur, die diese Marke liefert oder freigibt. Man spricht auch von Kosmetik-Lohnherstellung oder Lohnfertigung: Die Marke behält die Kontrolle über das Produkt, der Lohnhersteller bringt die Industrieanlagen und das Produktions-Know-how ein.
Bei White Label dagegen personalisieren Sie Rezepturen, die der Hersteller bereits entwickelt hat. Die Rezeptur bleibt in der Regel Eigentum des Labors. Für einen detaillierten Vergleich beider Modelle beschreibt unser umfassender Leitfaden zur Kosmetik-Lohnherstellung die Schritte und Rollen.
Lohnherstellung bietet sich an, wenn Sie bereits eine Rezeptur besitzen, ein stark differenzierendes Produkt anstreben oder ein bestehendes Sortiment verlagern. In jedem Fall wird der mit dem Kosmetik-Lohnhersteller unterzeichnete Kosmetik-Herstellungsvertrag zum zentralen Dokument.
Qualität und Konformität: die Fragen 1 bis 4 an den Kosmetik-Lohnhersteller
1. Welche Zertifizierungen haben Sie, und für welchen Geltungsbereich?
Fordern Sie vom Kosmetik-Lohnhersteller eine Kopie des ISO-22716-Zertifikats an und prüfen Sie drei Angaben: die Zertifizierungsstelle, das Gültigkeitsdatum und den Geltungsbereich (Herstellung, Abfüllung, Lagerung). Die Norm ISO 22716:2007 legt die Gute Herstellungspraxis (GMP) für Kosmetika fest; sie wurde 2022 von der ISO überprüft und bestätigt.
GMP ist in Europa Pflicht: Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 sieht vor, dass ihre Einhaltung vermutet wird, wenn die Herstellung den anwendbaren harmonisierten Normen folgt. Siehe auch die Schritte der ISO-22716-Zertifizierung.
2. Wie kontrollieren Sie jede Charge und geben sie frei?
Die Chargenfreigabe ist die formelle Entscheidung der Qualitätssicherung, eine hergestellte Charge nach Prüfung ihrer Kontrollergebnisse freizugeben. Fragen Sie, welche Parameter kontrolliert werden (pH-Wert, Viskosität, Mikrobiologie…), wer unterschreibt und ob jeder Lieferung ein Analysezertifikat beiliegt. Prüfen Sie auch die Rückverfolgbarkeit: Die Chargennummer muss auf der Kennzeichnung stehen, wie es Artikel 19 der EU-Verordnung verlangt.
3. Welche Tests führen Sie durch, und wer übernimmt sie?
Der Stabilitätstest prüft, ob eine Rezeptur ihre Eigenschaften über die Zeit und unter verschiedenen Lagerbedingungen behält; der Verträglichkeitstest prüft, ob sie nicht mit ihrer Verpackung reagiert. Ergänzen Sie für wasserhaltige Produkte den Challenge-Test (Wirksamkeit der Konservierung). Der Vertrag legt fest, wer diese Tests beauftragt und wer die Berichte aufbewahrt. Unser Artikel zu den Qualitätstests eines Kosmetikprodukts erläutert jedes Protokoll.
4. Wer übernimmt die regulatorischen Verantwortlichkeiten?
Die verantwortliche Person (VP) ist die in der Europäischen Union ansässige natürliche oder juristische Person, die die Konformität des auf dem europäischen Markt bereitgestellten Produkts gewährleistet. Nach Artikel 4 der Verordnung 1223/2009 darf ohne benannte VP kein Kosmetikprodukt in der EU verkauft werden; bei einem importierten Produkt ist dies grundsätzlich der Importeur. Die VP führt die PIF (Produktinformationsdatei) und nimmt vor dem Inverkehrbringen die Notifizierung im CPNP-Portal vor (Artikel 13).
Der Vertrag mit Ihrem Kosmetik-Lohnhersteller muss regeln, wer die PIF erstellt, wer die technischen Daten liefert (Rezeptur, Herstellungsverfahren, Testergebnisse) und wer notifiziert. Für den Verkauf in Marokko kommt die Registrierung des Produkts bei der AMMPS auf die Liste der zu verteilenden Aufgaben.
Mengen, Preise und Versorgung: die Fragen 5 bis 8
5. Welche Kapazität können Sie mir tatsächlich reservieren?
Eine Mengenzusage ist nur etwas wert, wenn die Kapazität mitzieht. Fragen Sie den Kosmetik-Lohnhersteller, auf welchen Linien Ihr Produkt hergestellt wird und wie er Spitzen bewältigt. Im Gegenzug wird er eine Jahreszusage von Ihnen verlangen: Sie muss realistisch und anpassbar sein.
6. Wie funktionieren die Bestellprognosen?
Bestellprognosen (Forecast) sind die Mengen, die die Marke dem Lohnhersteller vorab mitteilt, damit er die Produktion plant und die Rohstoffe einkauft. Am gesündesten ist ein rollierender Forecast, monatlich aktualisiert, mit einem festen (verbindlichen) und einem unverbindlichen Teil. Legen Sie fest, was die Reduzierung einer festen Prognose kostet.
7. Wie werden die Preise angepasst, wenn sich die Rohstoffpreise bewegen?
Eine Rohstoffpreisklausel legt im Voraus fest, wann und wie sich der Stückpreis ändern darf: auslösende Schwankungsschwelle, vorzulegende Belege, Häufigkeit, Widerspruchsrecht. Ohne Klausel sieht das französische Recht in Artikel 1195 des Code civil einen Mechanismus für unvorhersehbare Umstände vor, der eine Neuverhandlung erlaubt, wenn eine unvorhersehbare Änderung die Erfüllung übermäßig verteuert.
8. Wem gehören die Verpackungen, und wer lagert sie?
Flaschen, Tuben und Faltschachteln binden viel Kapital im Bestand. Legen Sie fest, wer sie kauft, wem sie gehören, wo sie lagern, wer Überbestände bei Auslistung eines Artikels trägt und was mit den mit Ihrer Marke bedruckten Verpackungen geschieht, wenn die Zusammenarbeit endet. Das Kosmetik-Lastenheft ist der richtige Ort, um die Spezifikationen jeder Komponente festzuschreiben.
Eigentum, Risiken und Ausstieg: die Fragen 9 bis 12
9. Wem gehören die Rezeptur und die technische Dokumentation?
Das Eigentum an einer Kosmetikrezeptur wird nirgends registriert: Eine Rezeptur ist in der Regel als Geschäftsgeheimnis geschützt, also über den Vertrag. Bringen Sie die Rezeptur ein, muss der Vertrag mit dem Kosmetik-Lohnhersteller bestätigen, dass sie Ihnen gehört. Entwickelt der Lohnhersteller sie für Sie, verhandeln Sie eine ausdrückliche Übertragung oder Lizenz sowie den Zugang zu den für die PIF nötigen Daten, die die VP zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen der letzten Charge aufbewahren muss (Artikel 11 der Verordnung).
10. Welche Garantien für Vertraulichkeit und Exklusivität?
Unterzeichnen Sie mit dem Kosmetik-Lohnhersteller eine Geheimhaltungsvereinbarung, bevor Sie Rezepturen oder Zielpreise austauschen. Der Vertrag definiert, was vertraulich ist und wie lange. Exklusivität wird Produkt für Produkt verhandelt: Der Lohnhersteller kann sich verpflichten, Ihre Rezeptur nicht nachzubauen, wird aber legitimerweise weiterhin Produkte derselben Kategorie für andere Marken herstellen.
11. Was passiert, wenn eine Charge nicht konform ist?
Eine Abweichung ist ein beim Kosmetik-Lohnhersteller oder bei Wareneingang festgestellter Unterschied zwischen dem gelieferten Produkt und den vereinbarten Spezifikationen. Der Vertrag muss das Verfahren beschreiben: Reklamationsfrist, kontradiktorische Analyse, Ersatz oder Gutschrift, Obergrenze für Vertragsstrafen und Kostenverteilung bei einem etwaigen Rückruf. Fordern Sie außerdem die Versicherungsnachweise zur Produkthaftpflicht beider Parteien an. Zusätzlich relevant: Die Richtlinie (EU) 2024/2853 ersetzt die europäische Produkthaftungsregelung für Produkte, die nach dem 9. Dezember 2026 in Verkehr gebracht werden.
12. Wie steigt man aus dem Vertrag aus und verlagert die Produktion?
Eine gute Ausstiegsklausel sieht eine Kündigungsfrist, die Übernahme der Rohstoff- und Verpackungsbestände, die Übergabe der Herstellungsdokumentation und Unterstützung bei der Verlagerung vor. Erst das macht die Mengenzusage für die Marke akzeptabel.
Übersichtstabelle: die Checkliste vor der Wahl eines Kosmetik-Lohnherstellers
Diese Tabelle fasst die 12 Fragen und den jeweils einzuholenden Nachweis zusammen: Haken Sie jede Zeile ab, bevor Sie einen Kosmetik-Lohnhersteller wählen.
| Nr. | Frage | Einzuholender Nachweis oder Klausel |
|---|---|---|
| 1 | Zertifizierungen | Gültiges ISO-22716-Zertifikat (und ISO 9001), Geltungsbereich, Zertifizierungsstelle |
| 2 | Kontrolle und Chargenfreigabe | Freigabeverfahren, Analysezertifikat pro Charge, Rückverfolgbarkeit |
| 3 | Tests | Berichte zu Stabilität, Verträglichkeit und Challenge-Test, Eigentümer der Berichte |
| 4 | Regulatorische Verantwortlichkeiten | Benennung der VP, Erstellung der PIF, CPNP-Notifizierung oder AMMPS-Registrierung |
| 5 | Kapazität | Zugewiesene Linien, Umgang mit Spitzen, anpassbare Mengenzusage |
| 6 | Bestellprognosen | Rollierender Forecast, fester und unverbindlicher Horizont, Kosten bei Reduzierung |
| 7 | Preisanpassung | Indexierungsklausel: Schwelle, Belege, Häufigkeit |
| 8 | Verpackungen | Eigentum, Lagerort, Verbleib von Überbeständen und Druckware |
| 9 | Eigentum an der Rezeptur | Schriftliche Übertragung oder Lizenz, Zugang zu den PIF-Daten |
| 10 | Vertraulichkeit und Exklusivität | Unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung, Umfang der Exklusivität |
| 11 | Abweichungen und Versicherung | Reklamationsverfahren, Obergrenze für Vertragsstrafen, Nachweise Produkthaftpflicht |
| 12 | Vertragsausstieg | Kündigungsfrist, Übernahme der Bestände, Übergabe der Herstellungsdokumentation |
Die Methode, Schritt für Schritt:
- Senden Sie Ihr Lastenheft und eine Geheimhaltungsvereinbarung an zwei oder drei vorausgewählte Kosmetik-Lohnhersteller.
- Fordern Sie die Nachweise zu den Fragen 1 bis 4 an, noch bevor Sie über Preise sprechen.
- Besuchen Sie die Produktionsstätte oder lassen Sie sie von einem Dritten auditieren.
- Lassen Sie eine Pilotcharge herstellen und geben Sie die Ergebnisse zu Stabilität und Verträglichkeit frei.
- Verhandeln Sie den Herstellungsvertrag entlang der 12 Zeilen der Tabelle und lassen Sie ihn anschließend juristisch prüfen.
Welche Klauseln schützen Marke und Lohnhersteller in einem Jahresvertrag?
Ein ausgewogener Vertrag über Kosmetik-Lohnherstellung zwischen einer Marke und ihrem Kosmetik-Lohnhersteller schützt beide Seiten, indem er jede Verpflichtung an eine Gegenleistung knüpft: Menge gegen Kapazität, Prognosen gegen Bestände, Preis gegen Transparenz.
- Mengenzusage gegen reservierte Kapazität: ein Jahresvolumen gegen einen garantierten Platz auf den Linien.
- Fester Forecast gegen abgesicherte Einkäufe: Die Marke bezahlt, was auf Basis der festen Prognose eingekauft wurde, nicht mehr.
- Indexierung gegen Belege: Der Preis folgt den Rohstoffen, mit Nachweisen.
- Eigentum an der Rezeptur gegen Vertraulichkeit: Jeder schützt, was er einbringt.
- Geordneter Ausstieg gegen Kündigungsfrist: Ausstieg mit der Dokumentation möglich, ohne abrupten Stopp.
Wenn Sie in Marokko für den Verkauf in Europa herstellen, ergänzen Sie einen regulatorischen Anhang, der die Rolle des Importeurs und der VP festlegt; unser Artikel zu den Vorschriften für den Kosmetikexport von Marokko nach Europa gibt einen Überblick über diese Pflichten.
Die Sicht des Herstellers
Bei Carmel Cosmetics Labs arbeiten wir von unserem nach ISO 22716 und ISO 9001 zertifizierten Standort in Agadir aus sowohl in Lohnherstellung als auch als White Label und haben über 500 Marken in mehr als 35 Ländern begleitet. Unser Rat, unabhängig vom gewählten Kosmetik-Lohnhersteller: Warten Sie nicht bis zur Preisverhandlung, um über Eigentum an der Rezeptur, Prognosen und Verpackungen zu sprechen. Bleiben sie vage, erschweren genau diese Punkte später die Zusammenarbeit.
Unterscheiden Sie auch, was in die Verantwortung des Lohnherstellers fällt (Herstellung nach GMP, Chargenfreigabe) und was in die der Marke und ihrer verantwortlichen Person. Unser Team für regulatorische Begleitung und PIF kann Ihnen helfen, diese Dokumentation zu erstellen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Lohnhersteller und Auftragsfertiger in der Kosmetik?
Im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnen Kosmetik-Lohnhersteller und Auftragsfertiger dieselbe Tätigkeit: ein Produkt im Auftrag einer Marke herstellen. „Lohnhersteller“ betont die Lohnfertigung, oft auf Basis der Kundenrezeptur, während „Auftragsfertiger“ (Subunternehmer) der juristische Begriff des Vertrags ist. Manche Lohnhersteller bieten auch Formulierung und White Label an; prüfen Sie daher genau den Leistungsumfang.
Kann ein Lohnhersteller die verantwortliche Person für meine Produkte sein?
Ja, wenn der Lohnhersteller in der Europäischen Union ansässig ist und diese Rolle schriftlich übernimmt, kann die Marke ihn per Mandat benennen. Das geschieht nicht automatisch: Die VP haftet für die Konformität des Produkts, die PIF und die CPNP-Notifizierung. Liegt die Produktionsstätte außerhalb der EU, ist die VP ein europäischer Akteur, oft der Importeur oder ein spezialisierter Dienstleister.
Braucht man einen Anwalt für einen Kosmetik-Herstellungsvertrag?
Bei einem Jahresvertrag über Mengen ist das dringend zu empfehlen. Ein Jurist prüft die Ausgewogenheit der Klauseln zu Vertragsstrafen, geistigem Eigentum, Haftung und Kündigung sowie das anwendbare Recht und den Gerichtsstand, vor allem wenn Marke und Hersteller in zwei verschiedenen Ländern sitzen. Kommen Sie mit Ihrer ausgefüllten Checkliste.
Was tun, wenn der Lohnhersteller eine von ihm entwickelte Rezeptur nicht abtreten will?
Das ist eine häufige und legitime Haltung: Die Rezeptur steht für sein Know-how. Verhandeln Sie dann eine exklusive Lizenz für Ihre Marke, eine Verpflichtung, die Rezeptur nicht nachzubauen, oder einen Rückkauf der Rezeptur zu einem festgelegten Zeitpunkt. Andernfalls verlangen Sie mindestens die für die PIF nötigen Informationen.
Fazit: Unterschreiben Sie einen Vertrag, der die 12 Fragen beantwortet
Einen Kosmetik-Lohnhersteller zu wählen heißt ebenso, einen Vertrag zu wählen wie ein Produktionswerkzeug. Wenn jede der 12 Fragen schriftlich beantwortet ist, kann die Zusammenarbeit lange halten.
Sie bereiten einen Herstellungsvertrag über Mengen oder eine Produktionsverlagerung vor? Entdecken Sie unser Angebot zur Kosmetikherstellung und vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung, um Ihr Lastenheft mit unserem Team durchzugehen.